Llevar las riendas de tu negocio es una de las tareas más importantes para ti, es tu sustento y quieres hacerlo perfecto, ordenas, limpias, brindas la mejor atención y también ves la administración, es por esto último que cada día en tu emprendimientos debes hacer el resumen de transacciones por ventas diarias o cierre diario.
También conocido como cierre z, es un proceso que debes hacer cada día, sin excepción, ya que es uno de los requerimientos obligatorios del Servicio de Impuestos Internos (SII).
Antiguamente esto se realizaba de forma manual, con el antiguo talonario 5x1, si es que no utilizabas con antelación un software de este tipo. Pero actualmente, el uso de las boletas electrónicas es de carácter obligatorio, esto debido al cumplimiento de la ley 21.256, que entró en vigencia en enero de 2021.
El cierre diario es una instancia muy importante para tu negocio, no solo por la obligatoriedad de la emisión, si no que también porque te permite tener un orden contable en tu emprendimiento, que juega un rol fundamental en el crecimiento orgánico de tu local.
Ser minucioso y evitar errores es importante para que no tengas problemas legales con el SII. Es en este punto en el que ahondaremos en este artículo. Entendiendo perfectamente el uso de este, el cumplimeinto legal y las mejores formas en las que puedes asegurar un óptimo funcionamiento.
¿Cómo enviar el reporte de forma segura?
Es importante entender que antiguamente los errores eran bastante comunes, lo que disminuye exponencialmente con la utilización de herramientas tecnológicas que permiten bajar este índice prácticamente a cero.
Lo que se ha potenciado con el cumplimeinto de la ley que obliga utilizar el formato digital de estas. Aunque hay ciertas acciones que debes hacer para que este cierre no tenga un descuadre final.
Comenzar el día en orden
Cuando comienzas tu día en tu negocio, lo primero que debes hacer, antes de abrir tus cortinas, es hacer la apertura de caja. Esto quiere decir que debes registrar el monto en efectivo que tiene esta y claramente si son más esto debe ser hecho desde antes que ingrese el primer cliente.
Para poder graficar de mejor forma este problema podemos poner un ejemplo real. Imaginate que subes tus cortinas y recién comienzas con las labores que tienen que ver con la apertura de tu negocio, como es el orden, la limpieza y por supuesto la apertura de caja.
Pero como estás atendiendo, ingresa el primer cliente y te realiza la primera compra del día. Tu no puedes dejar esperando a esta persona mientras realizas el balance y conteo de la caja, las ventas siempre deben ser ágiles y precisas.
Lo que terminará provocando es un posible descuadre en tu cierre diario al final del día y esto es lo que queremos evitar a toda costa.
No mezcles efectivo
Cuando comienzas el día, lo que más se recomienda es que no utilices el dinero en efectivo para realizar pagos, de cualquier índole. Esto es porque sacarás dinero de tu caja y te quedarás con menos efectivo, como también puedes propiciar un descuadre al final del día.
Lo más recomendable es que utilices otro dinero en efectivo para realizar estos pagos.
Orden de productos
Resulta esencial que lleves un inventario de los productos de tu negocio, en el que se muestre fielmente cuál es tu stock, es recomendable que este esté en una planilla Excel, acción muy fácil de realizar, en la que no necesitas mucha información, ni herramientas, más que tu computador y algunos tips de manejo del programa.
Un inventario te permite tener la información de qué es lo que vendes, cuanto vendes, cuales son más requeridos, que se van con más facilidad o en contraposición, cuales son los que no están funcionando de la manera que tu esperabas y son de ventas más lentas.
Esto además de generar una idea clara de cuál es el comportamiento de tu negocio en torno a la venta de productos, también te facilita el formulario 29 que debes enviar cada mes al SII.
Tener un cierre diario claro y preciso, facilita las funciones y la certeza de la información para el formulario 29 a fin de mes.
Ventajas del software
Como bien sabes, el que sea de forma electrónica este proceso, hace que el cierre diario se realice de la misma forma, en la que se envían los documentos de forma inmediata a final del día.
Tienes la libertad de utilizar las dos formas en las que puedes emitir boletas electrónicas, la primera de ellas es la aplicación que entrega el SII. El que solo brinda un servicio online para el envío, pero no incluye ningún otro beneficio, como impresoras y revisión de estos importantes documentos.
La segunda opción es la utilización de un software que emite boletas electrónicas, en la que las empresas realizan un servicio orgánico en relación a todo lo que tiene ver con el proceso.
Entre ellas están la máquina que permite entregar un papel físico a tu cliente, que también se conecta con el sistema Transbank, el certificado digital obligatorio y el envío del cierre diario al final del día, con la información de todas tus ventas de forma ordenada.
Si te interesa saber más sobre cómo emitir boletas electrónicas de forma óptima te invitamos a leer el artículo “Recomendaciones para una buena implementación de la boleta electrónica obligatoria” https://blog.tasboletaelectronica.cl/emitir-boleta-electronica-obligatoria
El envío del cierre diario tiene distintas aristas en torno a la importancia, como primero es que es una obligación fiscal, en la que debes ser claro para evitar problemas tributarios.
En esto el uso de la boleta electrónica y los software hace que sea algo más simple y menos engorroso. Pero también destaca el aporte al negocio en torno a la administración de este.
Cuando realizas este cierre diario, también realizamos un balance de tu negocio, que te permite entender si existe una fuga de dinero, que puede tener distintos orígenes, como es involuntario, con un mal vuelto, como también voluntario y es que alguno de tus colaboradores está teniendo malas conductas, como sacar dinero.
Nadie quiere pensar en esta posibilidad, por lo que tener un orden todos los días hace que también puedas darte cuenta de inmediato si esto pasa y poder evitar futuros problemas, en las finanzas y en la confianza dentro del negocio.
Resumen
Aunque pueda parecer algo tedioso e incluso repetitivo, ya que sabemos que tu trabajas todos los días, no paras, como todos los emprendedores. El cierre diario debe ser un proceso cuidado y con altos estándares en torno a la efectividad de su información.
Ayudarse de las tecnologías existentes brinda una efectividad mayor y también una seguridad para tu negocio. Por eso debes tener siempre en cuenta que mientras se puedan utilizar software que permitan agilizar el proceso, se deben considerar dentro del gasto de tu negocio.