Recomendaciones para la emisión de la boleta electrónica obligatoria

Administrar tu negocio de forma correcta y con los mejores resultados es una prioridad siempre. Bien sabes que detrás de todos tus esfuerzos orientados a la atención a tus clientes están los trámites burocráticos, que son la base de tu emprendimiento.

Las boletas son un tema importante para cualquier negocio, es la forma en la que comercializan y son capaces de cumplir con uno de los requerimientos del servicio de impuestos internos (SII). Pero desde el 1 de enero este proceso que llevaba muchos años con un sistema clásico en formato papel comenzó una transformación hacia el formato electrónico.

El primer grupo que comienza a cumplir con la obligatoriedad de la boleta electrónica son todos aquellos negocios que ya emiten factura electrónica. Mientras que un segundo grupo deberá cumplir con la norma desde el 1 de marzo de este año, en él están todos quienes emiten boletas en papel o vales electrónicos como los comprobantes de Transbank.

Esta decisión desde el SII es considerada dentro del proceso de modernización de todos los procesos de emisión, como ocurrió anteriormente con las facturas. Esfuerzos que van en función de aumentar las herramientas de control y fiscalización de la evasión de impuestos.

Todas estas normativas se extienden bajo la Ley de Modernización Tributaria, que deja atrás el formato papel para pasar de lleno y completamente a lo digital. Con esto quedan atrás los talonarios de boletas, como también el proceso de timbraje que se realizaba de forma presencial en oficinas del SII.

Para que puedas enfrentar de la mejor manera este proceso y experimentes los beneficios que tiene el formato electrónico de la boleta, te daremos los mejores tips que te permitirán emitir boletas electrónicas de forma rápida, fácil y sin ninguna complicación.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de boleta electrónica?

Este documento es una representación virtual de lo que comprendía una boleta tradicional de  compra y venta, con la misma información con respecto al precio de los productos y el monto dirigido al pago de IVA.

Suena bastante simple, pero también tiene sus exigencias, en cuanto a los formatos exigidos por el SII. Lo primero que podemos mencionar es que visualmente cada documento tiene que tener su respectivo encabezado, detalle de productos, subtotales, descuentos si es que aplica, datos de referencia y el timbre electrónico del SII.

¿Qué necesitas para poder emitir boletas electrónicas?

Aunque muchos negocios ya funcionaban bajo este sistema, la obligatoriedad de este proceso hace que todos tengan que utilizarlo. Incluso personas poco familiarizadas con la tecnología, como adultos mayores.

La realidad es que este proceso está muy lejos de ser complicado, tiene una simplicidad que hace que puedas utilizar las boletas electrónicas a tu favor, optimizando tiempo, evitando desajustes y cuidando el medio ambiente.

Para poder emitir boletas debes contar:

1. Certificado digital
2. Celular o computador con conexión a internet
3. Ser contribuyente de primera categoría
4. Impresora térmica para la impresión directa de la boleta

Estos cuatro requerimientos son la base para poder comenzar a emitir boletas electrónicas. Pero debemos tomar en cuenta que desde la puesta en marcha de la obligatoriedad de la boleta electrónica tienes dos caminos para poder emitir estos documentos.

El primero de ellos es a través de un software, que es la forma en la que se hacía el proceso hasta antes de 2021, en el que viene incluido dentro del servicio el certificado digital, la impresora térmica y otras funcionalidades que te permiten gestionar de forma correcta tus ventas y emisión de boletas.

Como también tienes la opción de utilizar la nueva app del SII que permite realizar este proceso de forma online, pero que debes comprar el certificado digital de forma personal y los otros productos para poder entregar una boleta física o bien enviarla vía mail.

¿Cuáles son las obligaciones para quienes emiten boletas electrónicas?

Se debe considerar que aunque sea un proceso nuevo, no hay una marcha blanca y la obligatoriedad de la boleta electrónica llega para quedarse, por lo que se debe tener en cuenta que se tienen que cumplir con este requisito siempre.

Emitir boletas de forma electrónica tiene sus respectivas obligaciones, aunque se considera un sistema simple y flexible, hay ciertas condiciones que se deben cumplir con la autoridad tributaria (SII).

La primera de ellas es el envío de cada boleta electrónica al Servicio de Impuestos Internos de forma inmediata, en el que tienes un plazo de máximo una hora y que debes esperar la confirmación de la recepción del documento por el SII. Si utilizas un software esto se realiza de forma automática.

Dentro de estas exigencias, tenemos que tomar en consideración el envío del resumen diario de ventas (Ex Reporte de Consumos de Folios), documento que debes enviar todos los días al SII al terminar tu jornada laboral.

Esto puede ser enviado de forma manual, como también está la opción del envío automático del resumen de ventas por parte de un software que realiza las boletas electrónicas y que te facilita este proceso.

Como también es bueno recordar que para comenzar a emitir boletas electrónicas tienes que estar autorizado por el SII. De lo contrario no podrás llevar a cabo este proceso.

Es recomendable que a pesar de que la información es entregada en línea, tengas un archivo de las emisiones de boletas emitidas por tu negocio. En este caso, las empresas que entregan servicios de software tienen un archivo automático, el que conservan por al menos seis años, incluso si te desvinculas.

Es importante destacar que el incumplimiento de este proceso, respaldado en el Artículo 54 de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios lleva consigo castigos monetarios, que van desde el 50% al 500% del monto de la operación o 2 UTM mensuales a 40 UTM anuales. Contemplados en el Artículo 97 del Código Tributario.

Resumen

La digitalización de la economía es una tendencia mundial, que cada día tiene más implicaciones para los ciudadanos. En esta misma línea es que se implementa la obligatoriedad de la boleta electrónica, que llega a modernizar un proceso que estaba con un funcionamiento clásico, con el papel y los trámites presenciales.

Es importante considerar todas las implicancias que tiene este proceso y cómo poder cumplir de la mejor forma con este nuevo requerimiento, es por esto que se entregan ciertas recomendaciones que te permitirán tener una buena experiencia, que sea simple, flexible y facilistica.