Dominando el Arte del Cierre de Caja para PYMES

El cierre de caja es una práctica esencial para cualquier pequeña y mediana empresa (PYME) que busque mantener un control financiero efectivo. Tener un descontrol de la caja puede llevar a los negocios a perder dinero y, muchas veces, las empresas no sabrán por qué. Es por esto que saber sobre este tema te proporcionará las herramientas para subsanar y, en gran medida, evitar esta pérdida de dinero.

Es importante que sepas que el cierre de caja se trata de un proceso mediante el cual se verifica que la cantidad de dinero en efectivo y otras formas de pago en caja coincidan con las ventas realizadas durante un período específico, generalmente al final del día.

Aquí te explicamos cómo realizar un cierre de caja efectivo y por qué es importante entender por qué y cómo se producen descuadres de caja para evitar los errores que muchos cometen a la hora realizarlo.

¿Qué es el cierre de caja y cómo se realiza?

El cierre de caja es un procedimiento que asegura que los ingresos registrados coincidan con los fondos reales disponibles en la caja registradora de una empresa. Para realizarlo, debes seguir estos pasos:

1. Registrar las ventas: Anota todas las transacciones de ventas realizadas durante el día, desglosando las formas de pago utilizadas (efectivo, tarjetas de crédito, débito, cheques, etc.)
2. Contar el efectivo: Cuenta todo el dinero en efectivo en la caja. Asegúrate de incluir monedas y billetes de todas las denominaciones.
3. Verificar los pagos con tarjeta: Reconcilia las ventas con tarjeta registradas con los informes de las terminales de pago. Asegúrate de que las cifras coincidan.
4. Sumar otros valores: Si tu empresa acepta cheques u otras formas de pago, asegúrate de registrar y sumar estos valores.
5. Calcular el total de ventas: Suma todas las formas de pago para obtener el total de ventas del día.
6. Restar los gastos: Si hubo gastos menores durante el día, réstalos del total de ventas para obtener la cantidad neta.
7. Comparar con el efectivo real: Compara la cantidad neta con el dinero en efectivo contado en la caja. Deben coincidir. Si no lo hacen, se ha producido un descuadre de caja.

Pero, ¿qué es un descuadre de caja y por qué se produce?

Si llegas al final del día y realizas todos los pasos que te recomendamos más arriba y el valor que obtienes no es el mismo del valor de venta reportado, es que se ha producido un descuadre de caja.

Y los valores de descuadre te pueden parecer pequeños y sin importancia, pero si se transforma en una práctica recurrente, puede que tu negocio esté perdiendo mucho más de lo que crees, sobre todo si estamos hablando de una PYME donde cada peso cuenta.

También es considerado un descuadre de caja si el dinero que tienes es mayor al que registraste como valor de venta. Y, aunque te parezca un sueño tener más dinero del que registraste, algo no está funcionando bien, ya sea en errores humanos o en el proceso mismo de registro y tienes que poner ojo, porque esos mismos errores te pueden llevar a perder dinero y credibilidad en tu negocio.

Lo importante es que sepas por qué se producen los descuadres de caja y aquí te contamos algunas razones:

1. Errores humanos: Ya lo mencionamos más arriba, es común que los seres humanos cometamos errores, sobre todo si hay mucho trabajo y mucha presión sobre nosotros o alguno de nuestros colaboradores; ingresar datos, calcular el cambio o registrar ventas son procesos repetitivos y cansadores. Un pequeño error puede llevar a un descuadre.
2. Robos o fraudes: Pensar mal de las personas puede parecernos feo, sin embargo, se sabe que la falta de medidas de seguridad adecuadas puede permitir que el dinero desaparezca de la caja, ya sea por empleados deshonestos o terceros. Si tienes medidas de seguridad adecuadas podrás estar más tranquilo y tus trabajadores estarán más seguros de su trabajo.
3. Fallas tecnológicas: Problemas con las terminales de pago o sistemas de registro pueden generar discrepancias en los registros de ventas, por eso es importante que revises la tecnología que uses y que se mantenga al día para prevenir cualquier fallo.
4. Diferencias de cambio: Si no se manejan correctamente las devoluciones y cambios, es posible que el efectivo en caja no coincida con las ventas registradas.
5. Depósitos no realizados: Si no se deposita el efectivo en la cuenta bancaria de la empresa regularmente, puede haber una discrepancia entre el efectivo en caja y los registros contables.

Un descuadre de caja no solo afecta las finanzas de tu empresa, sino también la confianza de tus clientes y empleados. Por eso, es crucial realizar cierres de caja de manera regular y mantener un registro detallado de todas las transacciones. Recuerda que si tienes mal tus registros tus informes financieros también estarán erróneos y esto te puede llevar a tomar malas decisiones para tu negocio.

Además, implementa medidas de seguridad y capacitación para minimizar los errores humanos y prevenir fraudes. El cierre de caja es una herramienta poderosa para garantizar la salud financiera de tu PYME y mantener la integridad de tu negocio.