Estás en tu negocio y un cliente llega apurado a comprar, recorre con la vista lo que quiere y pide en el mesón. Luego de hacer la compra, ahí, entre medio del ajetreo de preocuparte de los demás compradores y satisfacer a tu cliente con prisa debes realizar la boleta ¿Cuándo usar una boleta tradicional, una electrónica o un vale electrónico?
Empecemos por conocer a este último. El vale electrónico es relativamente nuevo y está acreditado por el SII, surgió como alternativa de modernizar la emisión de boletas. El formato viene a sustituir los clásicos talonarios 5x1, que eran las boletas pequeñas donde se registraba a mano el monto de la compra y quedaba almacenado en un duplicado.
¿Cómo es el vale el electrónico? Por medio de una maquina parecida a las de Transbank o Red Compra se emite la boleta, que luce como un voucher, donde aparece la siguiente información:
Cuando se realiza una compra, el registro de la compra es enviado por la máquina de vale electrónico vía online a una plataforma en línea, donde la información es almacenada, olvidándose del papel duplicado de los talonarios ¡Así de sencillo!
Esta nueva modalidad electrónica viene a modernizar la emisión de las boletas, hacer del proceso algo cómodo, sin demorar mucho tiempo ni dinero, al momento de realizar ventas.
Hay que recordar que ambos formatos, tanto el talonario 5x1 (tradicional) como el vale electrónico, están orientados para la ventas y servicios que realizan desde almacenes hasta restoranes o medianas empresas.
Eso sí, aunque el uso de ambos formatos es para el mismo propósito, existen algunas diferencias entre el sistema a mano y el electrónico.
En el caso de las boletas tradicionales tienes que comprar en una imprenta el talonario 5x1 y luego ir a la oficina de SII para pedir que te timbren las boletas. En cambio, con la modalidad de vale electrónico cada vez que se emite un voucher (boleta), este viene previamente aprobado (o “timbrado”) por el SII.
Para usar vale ambas modalidades deberás registrarse en el SII para emitir las boletas y pasar a ser un contribuyente afecto de IVA. Sin embargo, en el caso del vale electrónico no requiere de mayores papeleos ni exige ser facturador electrónico, el servicio estará operativo de inmediato, ya que los proveedores del servicio cuentan la autorización de emitir los vales electrónicos.
A la hora de realizar el libro de ventas, que solicita el SII, cuando usas boletas tradicionales debes realizar de forma manual, guiándote en el papel duplicado donde se encuentra la información.
Por el contrario, cada vez cuando se emite un vale, este contará con un código que será leído por un escarnecer o cámara digital actualizando la información diariamente. Esto te ayudará de respaldo y evitar errores para hacer la declaración mensual del IVA.
Incluso, sólo en el caso de los vales, los datos se pueden enviar hasta con 3 días de desfase e ir consultando cuando requieras.
Ahora cuando hablamos de boletas electrónicas, al igual que el Vale Electrónico, están orientado a la emisión de boletas de ventas y servicios. Aunque ambas modalidades cuentan con cualidades distintas ¿Cuáles son?
Ambos formatos electrónicos facilitan la emisión de boletas y se orientan a la misma función de compras y servicios, pero las boletas electrónicas son acotadas a sólo eso.
En el caso del vale electrónico permite otros usos como pagar con tarjeta la compra usando la misma máquina que emite la boleta y al final del día contar con un resumen de las ventas diarias.
¡Atención! El uso de vales electrónicos no reemplazará el pago de boletas con medios de pago en efectivo o con tarjeta, si tus clientes pagan con red compra, el voucher de esa maquina será el comprobante de su compra.
Aunque en ambos casos para emitir una boleta o vale cuenta con un registro en el SII, en el caso de la boleta electrónica es más específico.
Para emitir boletas electrónicas, según la Resolución Ex. SII N°45, de 2003, presenta los siguientes requisitos: poseer inicio de actividades vigente con verificación positiva, calidad de contribuyente de IVA, no tener situaciones judiciales por delito tributario, y surtir y aprobar ante el SII el trámite de postulación para emitir Documentos Tributarios electrónicos.
Cuando utilizas boletas electrónicas debes emitir una nota de crédito electrónica, sólo en caso de que esté mal registrado los datos del comprador. En cambio, cuando necesitas anular un vale electrónico se puede utilizar el mismo dispositivo para la operación. Al momento de registrar el folio (código del vale) se cataloga como nulo y no se podrá reutilizar.
Al SII sólo deberás informar las circunstancias a través del sistema indicando el folio y la causa de la anulación del documento.
A la hora de registrar tu libro de ventas cada jornada con Vale electrónico, podrás hacerlo con los vales emitidos usando la información que se encuentra en el reporte de ventas diarias que emite el dispositivo. Así, cada día, cuando finalices de emitir vales, tendrás en tus manos una línea con el registro. Eso sí, al final del periodo mensual, tendrás que realizar un total de los resúmenes diarios de ventas (respaldados por Vale Electrónico).
En cambio, cuando usas la boleta electrónica estás obligado a enviar un resumen diario de las emitidas durante la jornada, en el Reporte de Consumo de Folios, que forma parte de los requisitos para emitir este tipo de boleta.
Antes de elegir una modalidad para emitir boletas de compras y servicios, revisa cuales son los requerimientos y facilidades que entregan en cada formato. Tanto el talonario de 5x1 (la boleta tradicional), el vale electrónico o la boleta electrónica cuentan con lo necesario para el funcionamiento de tu negocio.
Eso sí, si buscas una alternativa moderna y eficiente te recomendamos cotizar el Vale electrónico, puedes averiguar más sobre su uso y acceso en nuestra página.