Control Interno Preventivo y Correctivo: ¿Por qué son importantes para tu PYME?

Como dueño o responsable de una empresa, pequeña o grande, debes mantener siempre el control de todas las áreas. Ya sabes que la gestión eficiente es fundamental, pero la protección de los recursos de tu negocio también es esencial ya que te garantizará el crecimiento y la sostenibilidad de este.

¿Cómo poder tener el control sobre todas las áreas? En este sentido, los controles internos son una herramienta a la que tendrás que echarle un ojo.

Dos tipos principales de controles internos son el control preventivo y el control correctivo. En este artículo, vamos a explorar qué son, las diferencias entre ellos y cómo pueden beneficiar a tu PYME.

Primero lo primero, ¿qué es el Control Interno Preventivo?

El control interno preventivo se refiere a las medidas y procedimientos establecidos para evitar errores, fraudes y otros problemas antes de que ocurran.

Estos controles están diseñados para anticiparse a posibles riesgos y poner barreras que impidan que estos riesgos se materialicen.

Ejemplos de controles preventivos

• Segregación de funciones: Asignar diferentes responsabilidades a distintas personas para que ninguna tenga el control total sobre todas las etapas de una transacción.
• Políticas y procedimientos claros: Documentar y comunicar políticas internas y procedimientos operativos estándar.
• Capacitación del personal: Asegurar que todos los empleados comprendan y cumplan con las políticas y procedimientos de la empresa.
• Controles de acceso: Limitar el acceso a sistemas y datos sólo a aquellos empleados que lo necesiten para sus funciones laborales.

Por otro lado, ¿qué es el Control Interno Correctivo?

El control interno correctivo se refiere a las acciones y medidas tomadas para corregir errores, fraudes y otros problemas que ya han ocurrido.

Estos controles se activan cuando un problema ha sido detectado, con el objetivo de corregirlo y evitar su recurrencia.

Ejemplos de controles correctivos

• Auditorías internas: Realizar revisiones periódicas de los registros y procesos para identificar y corregir errores.
• Investigaciones y análisis de incidentes: Examinar incidentes de fraude o errores significativos para entender sus causas y tomar medidas para evitar que se repitan.
• Reconciliaciones: Comparar y ajustar balances y registros para identificar discrepancias.
• Actualización de procedimientos: Revisar y modificar políticas y procedimientos en respuesta a problemas detectados.

Diferencias entre Control Preventivo y Correctivo

Ya sabes lo fundamental de lo que es un control preventivo y uno correctivo, aquí te dejamos las diferencias entre ambos:

• Enfoque temporal: Como ya pudiste vislumbrar, los controles preventivos actúan antes de que ocurra un problema, mientras que los correctivos actúan después.
• Objetivo: Los controles preventivos buscan evitar problemas, los correctivos buscan corregirlos.
• Implementación: Los controles preventivos requieren una planificación y diseño inicial robustos, mientras que los correctivos requieren una capacidad de respuesta y adaptación continua.

Beneficios para las pequeñas y medianas empresas

Como te podrás imaginas, implementar controles internos preventivos y correctivos ofrece numerosos beneficios para las Pymes, aunque, obviamente, los beneficios se aplican también a cualquier tipo de empresa.

• Reducción de riesgos: Minimizar la posibilidad de fraudes, errores y pérdidas financieras.
• Mejora de la eficiencia operativa: Optimizar procesos y reducir la redundancia y errores.
• Aumento de la confianza: Generar confianza entre los empleados, clientes y proveedores al demostrar un compromiso con la integridad y la transparencia.
• Cumplimiento normativo: Asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones aplicables.

Consejos de Implementación

¿Y cómo se pueden implementar estos tipos de controles? Te preguntarás. Más abajo te dejamos algunos consejos para cada uno de los controles, tanto preventivo como correctivo:

Control Interno Preventivo

1. Realizar una evaluación de riesgos: Identificar y evaluar los riesgos potenciales en todas las áreas de la empresa.
2. Diseñar controles específicos: Crear controles adaptados a los riesgos identificados.
3. Capacitar al personal: Asegurarse de que todos los empleados comprendan y apliquen los controles.
4. Revisar y actualizar: Evaluar periódicamente la efectividad de los controles y ajustarlos según sea necesario.

Control Interno Correctivo

1. Establecer un sistema de monitoreo: Implementar auditorías internas regulares y monitoreo continuo de los procesos.
2. Fomentar una cultura de transparencia: Incentivar a los empleados a reportar problemas y errores sin temor a represalias.
3. Investigar y analizar: Examinar cada incidente para entender sus causas y evitar su recurrencia.
4. Actualizar procedimientos: Modificar políticas y procedimientos en respuesta a problemas detectados.

Los controles internos preventivos y correctivos son herramientas esenciales para la gestión eficiente y la protección de los recursos en cualquier empresa, pero sobre todo en una PYME, que necesita todas las herramientas posibles para cuidar y multiplicar sus recursos.

Como empresas pequeñas, a veces se malgastan y se pierden recursos sin querer, al implementar y mantener estos controles, las empresas pueden reducir riesgos, mejorar la eficiencia operativa y asegurar el crecimiento que mantendrá el negocio próspero por muchos años.